Rheoli eich arian

Ydych chi’n gwybod faint o arian sydd yng nghyfrif eich clwb esports ar hyn o bryd? Neu faint sy’n ddyledus yn y dyddiau nesaf? Bydd yn llawer haws rheoli cyllid eich clwb os byddwch yn cadw cofnodion cywir ac yn adrodd yn erbyn eich cyllideb flynyddol. Dyma sut i symleiddio’r broses a chadw’ch clwb yn iach yn ariannol.

Cadw Cofnodion Cyfrifo Manwl

Mae’n ofynnol yn gyfreithiol i bob clwb gadw cofnodion cyfrifyddu sy’n cofnodi’r holl drafodion ariannol. Dylech hefyd gadw cofnodion o:

1. Tanysgrifiadau Aelodau: Cronfa ddata gydag enwau aelodau, manylion cyswllt, ffioedd a dalwyd/sy’n ddyledus.
2. Pob Incwm a Dderbyniwyd: Rhoi derbynebau ar gyfer pob incwm.
3. Pob Taliad a Wnaed: Cadwch anfonebau a derbynebau ar gyfer pob taliad.
4. Asedau Sefydlog: Disgrifiad a lleoliad yr offer.
5. Stoc: Traciwch symudiadau stoc a balansau.
6. Arian parod: Manylion yr holl drafodion banc ac arian parod.
7. Datganiadau Banc: Cadwch gyfriflenni gan eich banc neu gymdeithas adeiladu.

Defnyddir y cofnodion hyn i baratoi cyfrifon blynyddol ac mae eu hangen ar archwilwyr/cyfrifwyr a Chyllid a Thollau EM os bydd archwiliad treth.

Dewis Sut i Gofnodi Cyllid Eich Clwb

Yn dibynnu ar faint eich clwb a nifer y trafodion, gallwch ddefnyddio:

1. Taenlenni: Yn addas ar gyfer clybiau bach gyda llai o drafodion.
2. Llyfrau Dadansoddi Cyfrifeg: Cadw cofnodion syml â llaw.
3. Meddalwedd Cyfrifo: Delfrydol ar gyfer clybiau mwy neu’r rhai sydd â llawer o drafodion.

Manteision Meddalwedd Cyfrifo

Ystyriwch ddefnyddio meddalwedd cyfrifo oddi ar y silff neu yn y cwmwl fel QuickBooks neu Xero. Mae buddion yn cynnwys:

1. Cyflymder: Yn arbed amser prosesu.
2. Cywirdeb: Mae offer fel cysoniadau banc yn gwella cywirdeb.
3. Adroddiadau: Cynhyrchu adroddiadau cymharu cyllideb go iawn yn hawdd.
4. Diogelwch: Cofnodion wrth gefn yn y cwmwl.
5. Hygyrchedd: Cyrchu cofnodion o unrhyw leoliad sydd â chysylltiad rhyngrwyd.

Monitro ac Adolygu Gwybodaeth Ariannol

Mae clwb sefydlog a llwyddiannus yn adolygu ei gyllid yn rheolaidd. Cynhyrchwch adroddiadau ariannol misol yn dangos incwm a gwariant, gan gymharu perfformiad gwirioneddol â’ch cyllideb. Mae hyn yn eich helpu i aros ar y trywydd iawn a gweithredu os oes angen.

Symleiddio Monitro a Rheoli Cyllideb

I gadw golwg ar eich cyllid, gallwch:

1. Cyfrifoldeb y Cynrychiolydd: Neilltuo deiliaid cyllidebau.
2. Gweithredu Gweithdrefnau: Gosod terfynau gwariant awdurdod.
3. Cynhyrchu Adroddiadau: Creu adroddiadau gwirioneddol yn erbyn cyllideb yn rheolaidd ar gyfer deiliaid cyllidebau.
4. Diweddaru Cofnodion yn Rheolaidd: Cysoni cofnodion â chyfrifon banc.
5. Monitro Llif Arian: Cadwch lygad ar ragolygon llif arian.
6. Ffurfio Is-bwyllgor Cyllid: Ystyried sefydlu tîm cyllid.
7. Cynhyrchu Cyfrifon Rheoli: Mae cyfrifon rheoli misol yn helpu i adolygu darlun ariannol y clwb.

Cynhyrchu Cyfrifon Rheoli Rheolaidd

Dylai cyfrifon rheoli gynnwys:

1. Incwm a Gwariant yn Erbyn y Gyllideb: Olrhain perfformiad ariannol.
2. Mantolen: Dangoswch yr holl asedau a rhwymedigaethau.
3. Gwybodaeth Ychwanegol: Cynhwyswch arian sy’n ddyledus i mewn ac allan fel y bo’n briodol.

Cynnal Cofrestr Asedau Sefydlog

Traciwch offer gwerthfawr gyda chofrestr asedau sefydlog, gan gynnwys:

1. Dyddiad Prynu
2. Cost
3. Lleoliad
4. Cyflwr
5. Person Cyfrifol

Mae’r gofrestr hon yn helpu gyda gofynion yswiriant, adnewyddu, a hawliadau.