Cyfarfodydd Clwb

Mae clybiau esports llwyddiannus yn cael eu rhedeg a’u trefnu’n dda, gyda chyfarfodydd effeithiol.

BETH YW CYFARFODYDD CYFFREDINOL?

Mae cyfarfod cyffredinol yn agored i bob aelod, yn wahanol i gyfarfodydd bwrdd neu bwyllgor.

Fel arfer mae dau fath o gyfarfod cyffredinol: y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol (CCB) a’r Cyfarfod Cyffredinol Arbennig (CCB). Dylid cyfeirio at y rhain yn y cyfansoddiad, a ddylai hefyd amlinellu’r rheolau ar gyfer y cyfarfodydd hyn, megis:

1. Y cworwm (y nifer lleiaf o bobl sydd eu hangen i wneud y cyfarfod yn swyddogol)
2. Y cyfnod rhybudd sydd ei angen i hysbysu aelodau
3. Yr amserlen ar gyfer cyhoeddi’r Agenda

CYFARFOD CYFFREDINOL BLYNYDDOL (CCB)

Y prif resymau dros gynnal CCB yw:

1. Ethol y bwrdd am y flwyddyn ganlynol
2. Trafod a phleidleisio ar welliannau i’r cyfansoddiad neu reolau’r clwb
3. Cynhyrchu cyfrifon blynyddol
4. Tynnu sylw at lwyddiannau’r clwb dros y 12 mis diwethaf

Syniadau Da ar gyfer Cyfarfodydd Cyffredinol Blynyddol:

1. Gwybod a oes rhaid derbyn enwebiadau ar gyfer aelodau pwyllgor newydd ymlaen llaw neu yn y cyfarfod (mae angen cynigydd ac eilydd ar gyfer pob enwebiad ar gyfer y rhan fwyaf o CCB).
2. Dyletswyddau cynrychiolwyr: Yr Ysgrifennydd sy’n trefnu’r Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol fel arfer, ond bydd gan y Trysorydd, y Cadeirydd a’r Cydlynydd Gwirfoddolwyr rolau i’w chwarae hefyd.
3. Trefnwch leoliad, dyddiad ac amser y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol ymhell ymlaen llaw.
4. Hyrwyddwch y CCB yn dda a byddwch yn groesawgar i bob aelod. Ystyriwch gynnig elfen gymdeithasol hwyliog i annog presenoldeb. Mae hyn yn sicrhau bod y broses gwneud penderfyniadau yn deg ac yn gynrychioliadol o’r clwb. Mae hefyd yn rhoi cyfle i gynnwys pobl newydd yn rheolaeth y clwb.

Agenda Sampl ar gyfer Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol:

1. Ymddiheuriadau am absenoldeb
2. Cofnodion y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol blaenorol
3. Materion yn Codi
4. Adroddiad y Cadeirydd
5. Adroddiad yr Ysgrifenydd
6. Adroddiad y Trysorydd
7. Ethol Swyddogion
8. Dyddiad y cyfarfod nesaf (os yw’n hysbys)

CYFARFOD CYFFREDINOL ARBENNIG (CCG)

Gelwir CCA os yw o leiaf traean o aelodau’r clwb (neu gyfran arall a nodir yn y cyfansoddiad) yn dymuno diwygio rheol clwb, diwygio’r cyfansoddiad, neu drafod unrhyw faterion pwysig, brys eraill na allant aros tan y CCB.

CYFARFOD Y PWYLLGOR

Trefnir cyfarfodydd pwyllgor gan swyddogion etholedig i reoli rhedeg y clwb o ddydd i ddydd.

Cadwch y cyfarfodydd hyn yn fyr, i’r pwynt, a sicrhewch eu bod yn angenrheidiol i gynnal diddordeb ymhlith swyddogion. Mae rôl y Cadeirydd yn hollbwysig yn hyn o beth.

Agenda Sampl ar gyfer Cyfarfod Pwyllgor:

1. Presenoldeb
2. Ymddiheuriadau am absenoldeb
3. Adolygiad o gofnodion blaenorol
4. Amcan y cyfarfod (nodwch ganlyniad cyffredinol y cyfarfod)
5. Eitemau ar yr agenda i’w trafod (gofynnwch i fynychwyr anfon unrhyw eitemau ymlaen llaw)
6. Camau Gweithredu/Canlyniadau (manylwch yn y cofnodion os oes angen penderfyniad neu bleidlais neu os neilltuir rhywun i arwain unrhyw eitemau ar yr agenda)
7. Dyddiad y cyfarfod nesaf
8. Unrhyw fusnes arall (UFA)

Mae llawer o glybiau’n ei chael hi’n ddefnyddiol datblygu rheolau a chanllawiau ar gyfer cynnal cyfarfodydd pwyllgor i gadw pawb ar y trywydd iawn.

COFNODION

Mae cofnodion yn rhan bwysig o bob cyfarfod. Dyma rai awgrymiadau da ar gyfer cymryd munudau:

1. Byddwch yn gryno ac yn glir
2. Cofnodi penderfyniadau a gweithredoedd
3. Nodwch pwy sy’n gyfrifol am bob gweithred
4. Cynhwyswch ddyddiad ac amser y cyfarfod nesaf
5. Dosbarthu cofnodion yn brydlon ar ôl y cyfarfod

Trwy ddilyn y canllawiau hyn, gallwch sicrhau bod eich clwb esports yn cael ei reoli’n dda a’i fod yn gweithredu’n esmwyth.